Regeln zum Aufzeichnen von Videokonferenzen

Die Einhaltung des Datenschutzes und der Schutz der Daten aller Teilnehmer:innen ist uns wichtig. Bei Videokonferenzen kann dies insbesondere das Bild, das gesprochene Wort, aber auch Informationen im Hintergrund des Bildes sein. Um dies bestmöglichst zu schützen müssen sich alle Teilnehmer:innen an mit unserem Unternehmen in verbindungstehenden Videokonferenzen an die unten beschriebenen Regeln zum Aufzeichnen dieser Videokonferenzen halten.

Für alle Teilnehmer:innen an mit unserem Unternehmen in verbindungstehenden Videokonferenzen gilt:

• Sitzungen die mit unserem Unternehmen in Verbindung stehen, dürfen nur aufgezeichnet werden, wenn hierfür ein berechtigtes Interesse, wie ein rechtlicher oder geschäftlicher Zweck, besteht.
• Sofern eine Aufzeichnung stattfinden soll, müssen alle Teilnehmer:innen darüber informiert werden und können den Gastgeber/die Gastgeberin vor der Sitzung informieren, wenn sie nicht aufgezeichnet werden möchten.
• Sitzungen dürfen zudem nicht aufgezeichnet werden, wenn
  1. Der Gastgeber/die Gastgeberin die Aufnahme nicht genehmigt.
  2. Ein:e Teilnehmer:in Einwände erhebt, es sei denn, es besteht ein berechtigtes Interesse, wie ein rechtlicher oder geschäftlicher Zweck für die Aufzeichnung. In solchen Fällen können diejenigen, die nicht aufgezeichnet werden möchten, wählen, auf stumm geschaltet zu bleiben und/oder ihre Videokamera auszuschalten.
• Weder dem Gastgeber/der Gastgeberin noch den Teilnehmer:innen ist es gestattet, Screenshots zu erstellen, Teilnehmerbilder oder personenbezogene Daten ohne die ausdrückliche Zustimmung derjenigen Teilnehmer:innen zu erfassen.
• Wenn Teilnehmer:innen nicht möchten, dass ihre persönliche Umgebung erfasst wird (bspw. Hintergrund), sollen diese bitte die Hintergrundeffekt-Funktionen nutzen. Sofern die Funktion nicht zur Verfügung steht oder die Anwendung nicht bekannt ist, sollte der/die Gastgeber:in dazu angesprochen werden.
• Es ist nicht zwingend erforderlich die Kamera während einer Videokonferenz einzuschalten. Es ist eine persönliche Entscheidung. Sofern Gründe für eine zwingende Aufnahme bestehen, ist dies vorab mit den Teilnehmer:innen zu klären.

Für von Mitarbeiter:innen der Datenschutzkanzlei Lenz GmbH & Co. KG organisierten Viedokonferenzen gilt zusätzlich:

• Nur der Gastgeber/die Gastgeberin (bspw. Organisator) darf die Sitzung aufzeichnen oder einer/einem anderen Teilnehmer:in die Erlaubnis dazu erteilen.
• Es liegt in der Verantwortung des Gastgebers/der Gastgeberin alle Teilnehmer:innen in der Einladung zu informieren, falls die Sitzung aufgezeichnet werden soll. Dabei ist anzugeben zu welchem Zweck die Sitzung aufgenommen wird, wo und wie lange die Aufzeichnung gespeichert wird sowie wer Zugriff auf die Aufzeichnung haben wird.
• Der Gastgeber/die Gastgeberin ist für die Löschung der Aufnahme verantwortlich bzw. ist die Löschung sicherzustellen, sobald sie für den Zweck, für den sie aufgenommen wurde, nicht mehr benötigt wird.