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Die wichtige Fakten im Überblick
Unternehmen ab 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle für Hinweisgeber zu Rechtsverstößen einrichten.
Was bedeutet das konkret?
Ein Hinweisgebersystem dient dazu einen vertraulichen Kommunikationsweg für Mitarbeiter und/oder Externe zu schaffen.
Die Gesetze geben verpflichtende Vorgaben zur Kommunikation und zur Bearbeitung von Meldungen, welche bei der Umsetzung beachtet werden müssen.
Es ist kein Vorrang des internen vor dem externen Whistleblowing mehr vorgesehen, d.h. der Hinweisgeber kann sich unmittelbar an externe Stellen (d.h. die Meldekanäle der Behörden) wenden. Insofern kann es sinnvoll sein, eine vertrauensfördernde Meldemöglichkeit intern zu schaffen, die gerne vorranging genutzt wird.
Ein transparentes nach Außen an eine neutrale Stelle ausgelagertes System, schafft Vertrauen.
Aufdeckung interner Missstände und frühzeitiges Erkennen von möglichen Verstößen.
ein Whistleblowing System umzusetzen
Unternehmen, die ihrer Pflicht zur Einrichtung und zum Betrieb einer internen Meldestelle nicht nachkommen, droht eine Geldbuße von bis zu 20.000 €.
Unabhängig von der Gesetzgebung, kann es hilfreich und geldsparend sein, wenn wichtige Informationen abgegeben werden.
Förderung des Vertrauens intern sowie extern.
Unsere Leistungen zu Hinweisgebersystem
Meldesystem inklusive Betreuung
Einrichtung des oder der Meldekanäle inklusive Erstellung der jeweiligen Texte und Prozesse, sowie die darauf folgende Betreuung inklusive möglicher Aktualisierungsmaßnahmen des bzw. der Meldekanäle.
Mehr erfahrenMeldesystem alone
Einrichtung des Meldekanales oder der Meldekanäle sowie Erstellung der Texte. Sie übernehmen die laufende Betreuung der Meldungen über das Meldesystem selbst.
Mehr erfahrenTexte alone
Notwendige datenschutzrechtliche Bewertungen (Systemprüfung) und / oder Erstellung der datenschutzrelevanten Texte.
Systembasierte Lösung
ein vertraulicher sicherer Meldekanal online
Höchste Sicherheit
durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Vertraulich
Beidseitige Kommunikation mit dem Whistleblower
Anonym
Anonyme und/oder vertrauliche Meldungen
International
Mehrsprachige Unterstützung
Individuelle Anpassung
Anpassung von Einstellungen, Branding, Sprache und Berichtsoptionen
Fall-Management
Fallübersicht, Bericht und Statistiken
- ISO 27001 Zertifizierung
- ISAE 3000 Prüfung
- ISO 27001 Server-Hosting
- Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Penetrationstest
- Ende-zu-Ende Verschlüsselung
- Entfernen von Metadaten
- Volle Zugriffskontrolle
Meldesystem inklusive Betreuung
Wenig Aufwand
in nur 3 Schritten von Non-Compliance zu ComplianceWorkshop: Gemeinsame Definition der gewünschten Prozesse
Tag 1 | Ihr Aufwand: Ca. 2h- Wir geben aufgrund unserer Best-Practice-Erfahrung Vorschläge.
- Sie geben die von Ihnen gewünschten Vorgehen und Anpassungen vor, sodass das System maßgeschneidert auf Ihr Unternehmen passt.
Umsetzung
Tag 2 und 3 | Ihr Aufwand: Ca. 1h- Wir richten die Software nach den Festlegungen ein.
- Wir erstellen die Datenschutzinformationen sowie optional Richtlinien zur Nutzung.
- Wir schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab.
- Sie geben die Umsetzung frei und geben die neuen Vorgehensweisen in Ihrem Unternehmen bekannt.
Anwendung im laufenden Betrieb
fortlaufend | Ihr Aufwand: fallbezogen- Wir betreuen die Meldungen sowie die Software nach den Festlegungen.
- Optional erhalten Sie einen jährlichen Bericht über die Anzahl und Art der Fälle.
Warum die Datenschutzkanzlei Lenz?
Unabhängig & Neutral
Datenschutzkanzlei als neutrale unabhängige Meldestelle.
Vertrauenswürdig
Internes vertrauenswürdiges Meldesystem als Vorrang zu externen Meldemöglichkeiten.
Fachliche Bewertung
Bewertung von datenschutzrelevanten Risiken, die aufgrund von Meldungen aufgedeckt werden.
Sicher
Umsetzung über ein sicheres System (wie vom Gesetzgeber verlangt).
Flexible Umsetzung
Flexible Umsetzungen der Bearbeitungsprozesse.
Service Level Bearbeitung
Bearbeitung verschiedener Arten der Meldung nach vorher festgelegten Weisungen.
Meldesystem alone
Meldung verfassen.
Inhalte der Texte werden initiativ von der Datenschutzkanzlei erstellt.
Meldung kommt an.
Sowohl mündliche als auch schriftliche Meldungen können abgegeben werden.
Meldung wird bearbeitet.
Bei allen hochgeladenen Dateien werden die Metadaten entfernt.
Meldung wird weiterverfolgt.
Der Status kann für den Meldenden eingesehen werden.
Preistabelle
Text alone
- Datenschutzrechtliche Bewertungen
- Systemprüfung
- Datenschutzrelevante Texte
Meldesystem alone
- Individuelle Anpassungen
- Erstellung der Texte
- Einrichtung des Meldekanales oder der Meldekanäle
- Systemwartung
Meldesystem mit Betreuung
- Erstellung der Prozesse
- Betreuung der Meldungen über das Meldesystem
- Individuelle Anpassungen
- Erstellung der Texte
- Einrichtung des Meldekanales oder der Meldekanäle
- Systemwartung
Smartphone Tauglich.
Meldungen können per Handy, sowohl für iOS, als auch für Android per Browser verfasst und versendet werden.
